Khi người công chứng viên của bang được bổ nhiệm, họ gọi là được "ủy nhiệm" và được cấp commission certificate (giấy ủy nhiệm) có số hiệu ở trên đó cùng ngày hết hạn của giấy ủy nhiệm thường là 4 năm. Khi công chứng thì họ phải dùng con dấu có in số hiệu của giấy ủy nhiệm và ngày hết hạn của giấy.
Trong câu có 2 lần xuất hiện của Comm. thì lần đầu là giấy ủy nhiệm số (số hiệu giấy ủy nhiệm), lần sau theo nguyên bản là Giấy ủy nhiệm hết hiệu lực ngày... hoặc có thể hiểu là Ngày hết hạn ủy nhiệm/thời hạn ủy nhiệm.